Создание заявок

Создание новой заявки

Для создания новой заявки нажимаем кнопку "+ Заявка" в заголовке программы, находясь на любой странице приложения.

Попадаем в окно создания заявки:

Заполняем последовательно все поля. Поля отмеченные "*" обязательны к заполнению

Объект

Выбираем объект по которому заводится заявка. (Рынок, Металл и т.д будут добавлены позднее)

Инициатор: Арендатор

Выбираем от чьего имени поступила заявка. Если заявка поступила от Арендатора, выбираем его в выпадающем меню, далее - выбираем помещение. Помещения загружены из базы 1с. В некоторых случаях может отсутствовать помещение - обращаемся в поддержку.

В списке выводится 20 арендаторов, остальных находим через поле поиска.

Контакт

Если у арендатора есть заполненный контакт выбираем его в выпадающем меню.

В противном случае выбираем "Новый контакт" и заполняем поля ФИО и номер телефона, ставим галочку "Сохранить контакт в карточке арендатора". При следующем запросе контакты будут заполнены.

Инициатор: Внутренний

Если заявка поступила от Сотрудника КД выбираем "Внутренниий" и находим его в выпадающем списке (20 строк) или ищем в поле поиска

Канал поступления

В данном поле выбираем то каким путем заявка попала в программу.

Словесно через диспетчера, например если что то обратился лично Диспетчер

По телефону Телефон или Написали письмо на Почтовый ящик Почта

Остальные варианты выбираются автоматически в других вариантах создания заявки.

Оборудование

Выбираем оборудование, если оно есть в базе.

Описание проблемы

Заполняем поле "Описание проблемы", кратко лаконично описываем проблему - Этот текст будем видимым именем заявки для всех участников.Здание, Место, Этаж, что надо сделать, исправить и т.д.

Тип заявки

Выбираем тип заявки:

Заявка - обычная заявка

Профилактика - Правилактические осмотры

Авария - Аварийная заявка требующая срочной реакции

Приоритет заявки

Выбираем приоритет заявки. От этого зависит сколько времени будет выделено на закрытие заявки.

Критический - Реакция диспетчера 30 минут. Исполнителя 240 минут

Высокий - Реакция диспетчера 40 минут. Исполнителя 320 минут

Средний - Реакция диспетчера 60 минут. Исполнителя 240 минут

Низкий - Реакция диспетчера 120 минут. Исполнителя 440 минут

Категория работ

Выбираем для заявки наиболее подходящую категорию, если ничего не подходит - выбираем "Прочее"

Вложения

Тут можно приложить файлы к заявке. Фотографии аварий или то, чего надо починить и т.д.

Назначение исполнителя

Если уже ясно кому будет назначена заявка можем сразу назначить исполнителя выбрав его в выпадающем меню, если еще не знаем, назначить исполнителя можно позднее в списке заявок или в карточке заявки.

Сохранить как шаблон

Можно сделать из любой заявки шаблон.Заполнив нужные поля и при создании заявки выбрать "сохранить как шаблон". При создании следующих заявок можно использовать шаблоны для типовых вариантов заявок. В Дальнейшем шаблоны можно редактировать, удалять, переименовывать в редакторе шаблонов.

Попасть туда можно кликнув по строке "Мои шаблоны"

Кнопка создать не активна

В случае если заполнены не все обязательные поля, будет отображаться блок с ошибкой и разъяснениями, какие поля следует дозаполнить.

Создать заявку

Когда все обязательные поля заполнены, Кнопка "Создать заявку" станет активна. Жмём её и радуемся новой заявке в списке. Если еще не назначили исполнителя - назначаем. Далее - Следим за исполнением, новыми комментариями и запросами на паузу.

Создание заявки из обращения

Заявка может поступать в меню "Обращения", при появлении новых обращений в меню появится красная цифра с количеством необработанных обращений.

Переходим в пункт меню Обращения

Тут видим время создания обращения. Описание, заполненное инициатором. Имя инициатора, вложенные файлы, источник создания и горячие клавиши позволяющие:

• Создать заявку Попадаем в редактор проверяем правильность заполнения, проверяем локацию. При необходимости дополняем недостоющие данные и жмем создать заявку. Заявка появится в общем списке заявок.

• Пометить дублем Если кто то уже создавал заявку по другому обращению или заявка уже создана из другого канала отмечаем дублем.

• Отменить заявку Если заявка ошибочная, тестовая, не актуальная и тд. - отклоняем создание. Запись про отмену останется в базе