Инструкция для руководителя¶

Пошаговое руководство для руководителя смены, старшего инженера и главного инженера: куда нажимать, что смотреть и зачем.

Если вы впервые в системе — сначала войдите, затем вернитесь сюда.

Связанные страницы: Руководитель · Отчёты · Оценка и премии · История релизов

За 30 секунд: ваши три главных экрана¶

Когда	Куда в меню	Зачем
Каждый день, утром	Руководитель	Обстановка на смене: просрочки, люди, оборудование
Когда «застряла» заявка	Отчёты → Активные заявки	Когда меняли, что писали, почему пауза — без открытия каждой карточки
Конец месяца	Оценка → Премирование	Проверить KPI и утвердить премии

1. Начало смены (5–10 минут)¶

Шаг 1. Откройте раздел «Руководитель»¶

В левом меню нажмите Руководитель.
Если пункта нет — попросите администратора выдать право доступа к разделу руководителя.

Шаг 2. Прочитайте сводку¶

Смотрите сверху вниз:

Сводка за смену — сколько заявок создано и закрыто, % в срок, средняя реакция.
Текущая нагрузка — сколько заявок активно и сколько просрочено (красное — срочно).
Персонал — кто свободен, кто перегружен.

Шаг 3. Решите, куда копать дальше¶

Если видите…	Действие
Много просрочек	Перейдите к отчёту «Активные заявки» или разберите список в Заявки
Оборудование на простое	Откройте блок на той же странице → раздел 4
Сомнительные возвраты заявок	Откройте Повторные открытия → раздел 3

Не путайте

Руководитель — смотреть и решать. Заявки и Опер.журнал — оперативно переназначать и комментировать. Диспетчер делает работу в «Заявках», вы контролируете в «Руководителе».

2. «Застрявшие» заявки — отчёт «Активные заявки»¶

Зачем этот отчёт: одна таблица со всеми незакрытыми заявками. Не нужно открывать каждую карточку, чтобы понять: давно ли молчат, есть ли пауза, что писали в комментариях.

Как открыть¶

Меню → Отчёты.
Вкладка Заявки и ППР.
Выберите Активные заявки.
При необходимости задайте фильтры (здание, категория, приоритет).
Нажмите Обновить.

Три колонки — что смотреть¶

Колонка	Вопрос, на который отвечает	Пример действия
Обновлена	Давно ли по заявке что-то менялось?	Обновлена 5 дней назад, а статус «В работе» → позвонить исполнителю или диспетчеру
Последний комментарий	О чём последний раз писали?	«Ждём запчасть» — понятно; пусто («—») — возможно, забыли вести переписку
Комментарий паузы	Почему заявка на паузе?	«Ожидание материалов» — нормально; «—» — паузы нет

Пошаговый разбор «застоя»¶

Отсортируйте или найдите просроченные (красная подсветка строк).
Сравните Обновлена с сегодняшней датой — если разрыв большой, заявку бросили.
Прочитайте Последний комментарий — есть ли план действий.
Если Комментарий паузы не пустой — пауза обоснована; если пусто, а статус «на паузе» — уточните у диспетчера.
Для совещания нажмите Экспорт в Excel — те же колонки, текст комментариев полностью (не обрезается).

Подробнее: страница «Отчёты».

3. Повторные открытия заявок (и KPI)¶

Зачем: если заявку закрыли, а потом снова открыли («работа плохая»), это бьёт по KPI исполнителя. Но бывают ошибки и форс-мажор — их можно исключить после проверки.

Как открыть¶

Руководитель → вкладка Повторные открытия (или аналогичный пункт — зависит от прав).
Выберите вкладку статуса: ожидают проверки, проверенные, исключённые.

Что делать с каждой строкой¶

Откройте событие — прочитайте причину переоткрытия.
Выберите одно из действий:

Кнопка / действие	Когда нажимать
Подтвердить	Возврат справедливый — KPI остаётся
Исключить	Ошибка системы, не вина исполнителя — не ухудшает KPI
Изменить причину	Причина указана неверно — поправьте текст

После обработки очереди посмотрите сводку KPI по возвратам.

Важно

Пока вы не проверили спорные случаи, цифры KPI могут быть завышенно плохими. Разбирайте очередь до утверждения премий в конце месяца.

4. Оборудование на простое¶

Зачем: оборудование «встало» — нужно видеть: есть ли активная заявка на восстановление, кто последний работал, не закрыли ли заявку рано.

Где смотреть¶

Руководитель → блок Оборудование на простое (или Проблемное оборудование).

Что означают колонки¶

Поле	Смысл
Активная заявка	Сейчас кто-то чинит — номер и статус
Последняя закрытая	Предыдущая работа — могли закрыть, а проблема осталась
Исполнитель	К кому обращаться

Если активной заявки нет¶

Откройте карточку оборудования.
Нажмите Создать заявку на восстановление (follow-up).

Статус «На ТО»

На ТО — плановое обслуживание, не авария. Такое оборудование не должно висеть в списке аварий как «сломано».

5. Премии в конце месяца¶

Зачем: система считает черновик премии по KPI. Вы утверждаете итог — без вашего решения сумма не «официальная».

Как открыть¶

Меню → Оценка (заголовок страницы: «Оценка персонала и премирование»).
Выберите месяц (кнопки дат вверху).
Вкладка Премирование.

Порядок работы (не пропускайте шаги)¶

1. Сначала — «Повторные открытия» (раздел 3)
2. Потом — «Оценка» → «Сотрудники» (кто просел по KPI)
3. Затем — «Премирование» (решение по каждому)
4. В конце — «Сохранить решение» / массовое подтверждение

Вкладка «Сотрудники» — обзор до премий¶

Здесь видно KPI за период по каждому человеку без денег — удобно найти «красные» зоны.

Вкладка «Премирование» — ваши решения¶

Колонка	Что это
Индекс	KPI 0–100 (качество по срокам, не «количество заявок»)
База	Базовая ставка премии (например 20 000 ₽)
Система	Что посчитала формула (% от базы)
Руков.	Ваша правка: оставить / повысить / понизить
Итог	Сумма к выплате после вашего решения
Статус	Без решения / подтверждено / повышено и т.д.

Карточка справа — как проверить расчёт¶

Кликните строку сотрудника в таблице.
Справа откроется карточка с показателями за период и формулой.
Прочитайте блок объяснения расчёта — из каких заявок сложился KPI.

Кнопки в карточке — что нажать¶

Кнопка	Результат
Как в системе	Принять автоматический расчёт
Повысить	Добавить % или сумму (нужен комментарий)
Понизить	Уменьшить премию
Без премии	0 ₽ при наличии KPI
Сохранить решение	Зафиксировать по этому человеку

Простая шкала KPI → деньги¶

KPI	Доля от базовой ставки
меньше 60	0%
60–69	40%
70–79	60%
80–89	80%
90–100	100%

Пример: KPI 83 → ступень 80% → при базе 20 000 ₽ → 16 000 ₽.

Зона видимости

Вы видите только сотрудников вашего подразделения в оргструктуре. Если список пустой — попросите администратора привязать вас к оргструктуре.

Подробнее о формулах: KPI и премирование.

6. Отчёты для анализа (не каждый день)¶

Исполнители заявок¶

Зачем: сравнить сотрудников, бригады и подрядчиков — кто тянет SLA, кто в «красной зоне».

Отчёты → По исполнителям.
Режим: Сотрудники / Бригады / Подрядчики.
Период → Сформировать.

Клининг подрядчиков¶

Зачем: контроль подрядной уборки — просрочки, объекты, статусы.

Отчёты → Клининг подрядчиков.
Период (обязательно) → при необходимости подрядчик и объект.
Сформировать → красные строки = просрочка.

Передача смены¶

Зачем: PDF/Excel для передачи между сменами — заявки, ППР, журнал.

7. Управленческое согласование заявок¶

Зачем: некоторые заявки нельзя закрыть без вашего «да/нет» (дорого, рискованно, вне регламента).

Смотрите колокольчик (центр уведомлений) вверху экрана.
Откройте запрос на согласование.
Проверьте: инициатор, получатель (это вы?), комментарий.
Примите решение в карточке — одобрить или отклонить с комментарием.

Чеклист руководителя¶

Распечатайте или сохраните — отмечайте каждый день/месяц.

Каждый рабочий день¶

[ ] Открыл Руководитель — сводка и просрочки
[ ] При большом числе просрочек — Активные заявки (колонки Обновлена / комментарии / пауза)
[ ] Проверил оборудование на простое — есть ли активные заявки
[ ] Разобрал новые повторные открытия (если есть в очереди)

Каждый месяц (до 5-го числа следующего)¶

[ ] Закрыл очередь повторных открытий
[ ] Оценка → Сотрудники — обзор KPI
[ ] Оценка → Премирование — решение по каждому / массовое подтверждение
[ ] При необходимости — отчёт Исполнители за месяц

Частые вопросы¶

Не вижу раздел «Руководитель» или «Оценка»
→ Нет прав. Обратитесь к администратору.

Список премий пустой
→ Вы не привязаны к оргструктуре или у подчинённых «нет данных» за месяц.

KPI низкий, а человек работал много
→ KPI считает сроки, не количество. Откройте объяснение расчёта и список заявок.

Повторное открытие — не вина исполнителя
→ Исключите в разделе повторных открытий до утверждения премии.

Заявка на паузе, а в отчёте «—» в комментарии паузы
→ Возможен запрос паузы без подтверждения. Уточните у диспетчера в Заявках.

Что нового в системе¶

Список изменений простым языком: История релизов.

Только для руководителя: Что нового для руководителя.